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Informations générales

Entreprise:
CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal
Titre de l'emploi:
Secrétaire médical.e, Services ambulatoires Hôpital Général Juif
Réf n°:
4405
Direction:
Direction des services professionnels
Site:
Hôpital général juif
Ville de l'emploi:
Montréal
Statut de l'emploi:
Permanent à temps partiel
Quart de travail:
Jour
Type d'emploi:
Non syndiqué
Nombre d’heures par période de paie:
35
Base (min.):
25.20
Base (max.):
29.07
Catégorie d’emploi:
Personnel de bureau et de l'administration (agent.e et technicien.ne en administration, APPR, SPA, etc.)
Nombre de postes disponibles:
1

Description de l'emploi

Qu’est-ce qui fait de nous l’un des Meilleurs employeurs de Montréal 2025 ?

Contribuez à bâtir un système de santé à l'image de notre communauté diversifiée. Au CIUSSS Centre-Ouest de Montréal, chaque membre de notre équipe participe à transformer positivement notre système de santé. Rejoignez un établissement qui valorise autant votre bien-être que celui de nos communautés, où votre contribution fait une réelle différence dans la vie des gens.

Les principales responsabilités

L’équipe administrative des secrétaires médical.es joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des cliniques de l’hôpital. En assurant la gestion des rendez-vous, la coordination avec les médecins et le suivi des dossiers patient.es, il/elle contribue directement à l’efficacité des soins et à l’expérience des patient.es. Travaillant en étroite collaboration avec les équipes cliniques, les secrétaires médicales veillent au respect des procédures administratives et soutiennent activement le personnel médical dans leurs tâches quotidiennes.

En occupant ce poste clé, vous serez responsable de la gestion administrative des consultations médicales et du soutien aux professionnels de la santé. 

Voici les responsabilités pour lesquelles vos talents seront mobilisés au quotidien :

Gestion des rendez-vous et des consultations

  • Assurer une réponse téléphonique professionnelle en respectant les protocoles établis.
  • Recevoir et valider les demandes de consultation, assurer leur suivi et la gestion de la liste d’attente.
  • Organiser et combler les plages horaires disponibles en fonction des besoins des cliniques.
  • Informer le chef d’équipe en cas de demande excédant l’offre de disponibilité.
  • Contacter les patients pour modifier ou confirmer leurs rendez-vous en cas d’annulation.

Soutien administratif et gestion des dossiers

  • Gérer les résultats des études et les transmettre aux cliniques respectives ou aux médecins traitants.
  • Assurer la saisie des données et la production de statistiques pour le suivi des activités.
  • Tenir à jour les relevés de présence des patients et des professionnels de la clinique.
  • Rédiger et envoyer divers documents administratifs en lien avec les activités du service.

Coordination et logistique

  • Effectuer le suivi des équipements après une consultation de nuit.
  • Passer et gérer les commandes de fournitures pour le service.
  • Créer et mettre à jour les horaires des médecins et des consultations.
  • Informer le chef d’équipe de tout incident ou problème avec un patient lors des appels ou des confirmations de rendez-vous.
Horaire : 35h par deux semaines, quart de jour

Avantages distinctifs

Pourquoi choisir de vous joindre à notre unité ? Voici trois raisons qui, selon nous, feront toute la différence dans votre quotidien — et ce n’est que le début :

Une équipe soudée et engagée auprès des patient·e·s : Vous ferez partie d’un environnement de travail chaleureux et collaboratif, où le soutien entre collègues est naturel et constant. Ensemble, nous plaçons le bien-être des patient·e·s et de leurs proche·s au cœur de nos priorités.

Un rythme humain, ancré dans le réel : Vous contribuerez chaque jour à des actions concrètes qui ont un impact immédiat sur les soins. Votre organisation, votre calme et votre rigueur font toute la différence dans les moments qui comptent.

Un rôle essentiel, au cœur des soins : Vous serez un pilier administratif de l’unité, en lien direct avec les équipes cliniques. Grâce à vous, les soins sont mieux coordonnés, les patient·e·s mieux orienté·e·s, et les équipes peuvent se concentrer sur leur mission première : soigner.

Exigences

Profil recherché :
  • Formation en bureautique ou secrétariat
  • Expérience en secrétariat, bureautique ou autre expérience pertinente dans le milieu hospitalier ou clinique.
  • Compétences intermédiaires en informatiques*.
  • Bilingue : Français et anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit*. 
*Des tests pourront être administrés

Compétences clés :

Sens des responsabilités et autonomie : Faire preuve de rigueur, d’initiative et de fiabilité dans un rôle essentiel au bon déroulement des soins.
Gestion des priorités et adaptation au changement : Organiser efficacement son travail dans un environnement dynamique, tout en s’ajustant rapidement aux imprévus.
Analyse et résolution de problèmes : Réagir avec discernement aux situations inattendues et appliquer les solutions appropriées.
Communication interpersonnelle et esprit d’équipe : Collaborer de façon professionnelle, empathique et respectueuse avec l’ensemble des intervenant·e·s.
Orientation vers la clientèle : Accueillir et accompagner les patient·e·s et leurs proches avec bienveillance, écoute et professionnalisme.

Ce que nous offrons
  • Assurance collective : couverture santé adaptée à vos besoins
  • Régime de retraite (RREGOP) : préparez votre avenir avec sérénité
  • Vacances : 20 jours après un an de service
  • Congés fériés : 13 jours par an
  • 9.6 journées maladie monnayables annuellement
  • Rabais employé.es : accès à des offres exclusives Perkopolis
  • Accessibilité : emplacement facilement accessible en transport en commun
  • Programme d'aide aux employé.es (PAE) disponible 24/7

En savoir plus à notre sujet

Description de l’organisation:
Regroupant une grande variété d’établissements de santé affiliés à des universités dans le centre-ouest de Montréal, dont des hôpitaux, des centres de soins de longue durée et des CLSC, le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal offre des possibilités infinies. Au sein de ce réseau, vous serez appelé à jouer un rôle de premier plan dans le soutien des continuums et trajectoires de soins pour les clients au sein d’établissements ayant reçu des mentions d’honneur et reconnus à travers le monde pour la qualité des soins et la recherche. Au CIUSSS, les membres du personnel sont au cœur du réseau. S’appuyant sur des valeurs de compassion et d’intégrité, le CIUSSS se distingue par son statut bilingue et sa riche identité culturelle.

Notre engagement envers un lieu de travail inclusif

Au CIUSSS-du-Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal, la diversité est au cœur de qui nous sommes et de ce que nous faisons, chaque jour. C'est avec fierté que nous accueillons, valorisons et promouvons cette diversité dans nos équipes, constituées de personnes aux forces, expériences et parcours variés, partageant une passion pour l'excellence dans les soins et les services visant à améliorer la vie des gens.
Nous adhérons au Programme d'accès à l'égalité en emploi (PAEE) et encourageons activement les candidatures des groupes désignés, tels que les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, ainsi que celles des minorités visibles et ethniques, dans le cadre de notre engagement pour un milieu de travail inclusif, équitable, diversifié et exempt de discrimination. Pour toute demande de mesures d'adaptation durant le recrutement, contactez-nous confidentiellement à recrutement.ccomtl@ssss.gouv.qc.ca.